28. September 2016 IT-Security im Rahmen der digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist auch in Deutschland längst angekommen. Unternehmen erkennen, welche Vorteile ihnen die Digitalisierung von Prozessen und der Unternehmenskommunikation bietet. Ziel ist es, Geschäftsziele und KPIs schneller zu erreichen, neue Geschäftsmodelle zu identifizieren und sich vom Wettbewerb zu differenzieren.

Die Neugestaltung der IT-Infrastruktur ist ein Vorgang, der sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkt und von dem die komplette Organisation entlang der Wertschöpfungskette profitieren kann. Kostensenkungen und die Beschleunigung verschiedener Prozesse sind nur einige der Vorzüge, die sich bieten. Die digitale Transformation ist zwar ein großer Schritt für Unternehmen aber wer sich diesem Wandel öffnet, dem bieten sich zahlreiche Chancen und Möglichkeiten.

Einen wichtigen Bestandteil stellt in diesem Zusammenhang die Digitalisierung der Kommunikation dar. Tagtäglich werden geschätzt 215,3 Milliarden E-Mails versendet, ein Großteil davon zwischen Unternehmen, Ihren Partnern und Kunden. Dabei werden eine Menge sensibler Unternehmensdaten unbedacht übertragen und gelangen immer wieder in die Hände Dritter.

So entstehen den Unternehmen nicht nur beträchtliche materielle sondern auch erhebliche Imageschäden. Ein unnötiges Schreckensszenario, das durch den Einsatz einer Lösung zur durchgängigen Datenverschlüsselung verhindert werden kann.

Datensicherheit für jedes Unternehmen

In jedem Unternehmen sind Dateien und Dokumente im Umlauf, die nur für ausgewählte Empfänger bestimmt sind. Alle diese sensiblen Daten, die vertrauliche Informationen wie Forschungs- und Entwicklungsergebnisse, Konstruktions- und Finanzdaten oder personenbezogene Daten enthalten, müssen intern und extern optimal geschützt werden.

Welche Daten ein Unternehmen für schützenswert hält, gestaltet sich von Unternehmen zu Unternehmen individuell. Unstrittig bleibt allerdings, dass ein jedes Unternehmen die Möglichkeit bieten muss, die Daten, die das Unternehmen verlassen, zu schützen. Durch den Einsatz einer durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann diese Sicherheit gewährleistet werden.

Deshalb müssen Unternehmen früh reagieren und dürfen bei all der Euphorie über die digitale Transformation das Thema IT-Security nicht außer Acht lassen. Beides kann und muss unter einen Hut gebracht werden, damit Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Mittlerweile gibt es verschiedene Lösungen auf dem Markt, mit denen eine sichere, digitale Unternehmenskommunikation realisiert werden kann.

Wichtig dabei ist, dass Unternehmen eine ganzheitliche Strategie zum Umgang mit ihren Daten entwickeln und eine Lösung zur sicheren Unternehmenskommunikation einsetzen, die sich nahtlos in den Geschäftsalltag integrieren lässt. Auf welche Punkte dabei noch zu achten ist, wird im Folgenden an der Lösung der FTAPI Software GmbH dargestellt.

Eine einfache Bedienbarkeit sorgt für Akzeptanz bei Mitarbeitern, Partnern und Kunden

Eine Lösung für die sichere Unternehmenskommunikation kann nur dann ihren Zweck erfüllen, wenn sie von allen Mitarbeitern genutzt und als fester Bestandteil des Alltags akzeptiert wird. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, dass der Einsatz einer Software-Lösung den Mitarbeitern nicht zur Last fällt.

Lässt sich die Lösung nahtlos in bestehende System integrieren, ist sie einfach zu handhaben und zudem individuell an die Erfordernisse der Unternehmen anpassbar, wird sie auch von Mitarbeitern, Partnern und Kunden verwendet. Eine intuitive Benutzeroberfläche, die leicht verständlich und gut strukturiert ist, ermöglicht es allen Nutzern, die Lösung ohne lange Schulungen und Einarbeitungszeiten zu nutzen.

Bei FTAPI ermöglicht die von dem Unternehmen entwickelte SecuPass Technologie eine durchgängig verschlüsselte Übertragung von Daten, ohne dass dazu aufwendige Schlüssel erstellt oder Zertifikate installiert werden müssen. Durch die Integration in bestehende E-Mail-Programme und die einfache Bedienung, können die Mitarbeiter in ihrem gewohnten Umfeld weiterarbeiten und sensible Daten sicher versenden.

Die komplexe Sicherheitstechnologie bleibt somit für die Anwender im Hintergrund verborgen und macht den verschlüsselten Versand von sensiblen Daten so einfach wie das Versenden einer ganz normalen E-Mail.

Nachvollziehbarkeit gibt Unternehmen die Kontrolle

Um die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten, ist es für Unternehmen und Anwender ebenfalls wichtig, den gesamten Transfer ihrer Daten kontrollieren und nachvollziehen zu können. Zugriffsrechte und zeitliche Beschränkungen bei der Verfügbarkeit von Dateien sichern zudem die Datenhoheit der Unternehmen.

Bei FTAPI wird die Nachvollziehbarkeit durch Versand- und Empfangsbestätigungen realisiert. Außerdem kann die Download-Verfügbarkeit von versendeten Dateien über eine Gültigkeitsdauer beschränkt werden. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle / gruppenbasierte Zugriffsrechte zu vergeben.

Automatisierungen sparen Zeit und Geld

Durch die Automatisierung von alltäglichen Prozessen kann wesentlich zeitsparender und effektiver gearbeitet werden. So kann beispielsweise der bisher analog stattfindende Versand von Rechnungen, Verträgen oder Gehaltsabrechnungen in einen einfachen digitalen Vorgang übersetzt werden. Die Reduzierung von Papier- und Portokosten, die Verkürzung von Antwort- und Wartezeiten und die damit verbundene Verbesserung der Kundenzufriedenheit sind das Resultat.

Managed File Transfer Lösungen, wie die von FTAPI, ermöglichen des Weiteren den zeitgesteuerten Clean-Up von Dateien und Dokumenten. Damit kann die Zugriffsdauer auf diverse Inhalte kontrolliert und Speicherplatz automatisch wieder freigegeben werden. Administratoren sparen durch diese digitalisierten Prozesse eine Menge Arbeits- und Administrationszeit und können sich auf andere Aufgaben fokussieren.

Datenräume für eine sichere, globale Zusammenarbeit

Große Unternehmen, die weltweit mit vielen Partnern und Kunden kommunizieren aber auch die kleinen Unternehmen sind heutzutage auf Lösungen angewiesen, mit denen sie Daten rund um die Uhr und über Unternehmensgrenzen hinweg schnell zur Verfügung stellen können. Virtuelle Datenräume stellen das optimale Tool dar, um die uneingeschränkte Zusammenarbeit unter diesen Voraussetzungen zu ermöglichen.

In den Datenräumen von FTAPI können Dateien und Dokumente verschlüsselt abgelegt werden. Mit Hilfe verschiedener Rechte lässt sich festlegen, wer Zugriff auf diese Daten hat und sie bearbeiten kann. Die Datenräume sind damit ein wertvolles Tool, das die Zusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinweg auf einfachste Weise realisiert.

Digitaler Briefkasten für externe Personen

Neben dem sicheren Austausch von sensiblen Daten gibt es im Geschäftsalltag auch Situationen, in denen vertrauliche Dokumente von externen Personen empfangen werden müssen. Für diesen Ad hoc Empfang bietet FTAPI die sogenannte SubmitBox, einen digitalen Briefkasten, der jedem FTAPI Nutzer zur Verfügung steht. Darüber können externe Personen beliebig große Dateien dem Besitzer der SubmitBox zukommen lassen – und das ohne umständlichen Registrierungsprozess.

Alle diese Punkte in einer Lösung vereint, ebnen Unternehmen den Weg in eine sichere digitale Zukunft. Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse und –kommunikation um den Aspekt Sicherheit ergänzt, hilft den Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, Kosten- und Zeit zu sparen und die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern weltweit auf einfachste Weise zu realisieren.  Wer früh und umsichtig handelt, der kann seine Vorteile optimal ausspielen und ist dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus.

Business Reporter, 17.09.2016

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