19. Juni 2020 5-mal Effizienz in Perfektion – der digitale Rechnungseingang

Obwohl die Digitalisierung in der Wirtschaft beständig voranschreitet, werden Rechnungen häufig noch auf Papier versendet. Diese manuell zu erfassen und zu bearbeiten ist aufwändig und kostenintensiv. Bei der digitalen Rechnungsbearbeitung liegt der Vorteil bereits im Namen. Die in im Unternehmen eintreffenden Rechnungen stehen während des gesamten Prozesses digital zur Verfügung. Die Bearbeitung wird hierdurch deutlich erleichtert, da die sonst papiergebundenen Rechnungen nicht mehr per Hauspost im Unternehmen verteilt werden.

Wie kommen Rechnungen im Unternehmen an und welche Stationen durchlaufen sie, bis zur Bezahlung? Eine aktuelle Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen zeigt: Tatsächlich wird der Rechnungseingangsprozess in mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen manuell durchgeführt. Das heißt: Rechnungen prüfen, Berichte verteilen, Buchungen oder Zahlungen sind noch kaum digitalisiert. Dabei liegen gerade in der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs hohe Potenziale zur Effizienzsteigerung im Unternehmen. Was das genau für das Tagesgeschäft in der Buchhaltung bedeutet, zeigen folgende fünf Gründe für die digitale Rechnungseingangsbearbeitung.

Überblick und Kontrolle bei mehreren Tochterunternehmen

Unternehmen wachsen, schließen sich zusammen oder expandieren in andere Geschäftsbereiche. Nicht selten behalten die Unternehmenstöchter ihre gewohnten Abläufe und Abteilungen bei, besonders, wenn die Unternehmen in unterschiedlichen Branchen tätig sind. Für die Unternehmensführung steigt damit die Komplexität.

Der Rechnungseingang ist nur ein Prozess. Allerdings macht er die Problematik deutlich: Rechnungen kommen nicht in einer Zentrale zusammen, sondern werden an verschiedenen Standorten von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Das mag für jedes Einzelunternehmen gut funktionieren. Was ist aber, wenn man den Gesamtüberblick benötigt, oder wenn Rechnungen am falschen Standort eingegangen sind?

Vielleicht haben auch Fachabteilungen Rechnungen erhalten und dort bleiben sie erstmal liegen. Vielleicht erfährt man von einer Rechnung auch erst, wenn der Mahnvorgang längst eingeleitet ist und nun Aufwände durch die Klärung mit Lieferanten entstehen. Die Liste ließe sich noch weiterführen.

Spätestens beim Jahresabschluss zeigen sich dann die Herausforderungen, die mit heterogenen Firmenstrukturen einhergehen. Der Rechnungseingang lässt sich in wenigen Schritten automatisieren. Elektronische Rechnungen werden direkt ins System übernommen, Rechnungen auf Papier eingescannt und deren Inhalte per Texterkennung erkannt. So ist für die Genehmiger jede Rechnung an jedem Standort einseh- und kontierbar. Hierbei gehen Rechnungen nicht mehr verloren und die Zeitersparnis im Rechnungsumlauf beträgt bis zu 65%.

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Rechnungsfreigabe jederzeit und von überall

Die Rechnung ist im Unternehmen angekommen und in der Rechnungswesensoftware erfasst. Jetzt gilt es, die Zahlung auf den Weg zu bringen. Es startet der Freigabeprozess, der je nach Unternehmen zwei oder mehrere Verantwortliche betreffen kann. Man ahnt es: diese Personen sitzen vielleicht an unterschiedlichen Standorten, sind gerade auf Dienstreise, krank oder anderweitig nicht greifbar. Neben der sachlichen Prüfung durch Verantwortliche muss in der Regel ein Vorgesetzter die Zahlung schlussendlich freigeben. Am besten funktioniert all das im Rahmen der Skontofristen, denn somit ließe sich bares Geld sparen.

In vielen Fällen funktioniert dieser Prozess nicht reibungslos, etwa, weil die Rechnungen hin und her geschickt werden, in manchen Fällen nichtmals per E-Mail. Im Extremfall erfahren beteiligte Personen nicht einmal, dass für sie eine Genehmigungsaufgabe vorliegt. Auch dies ist in zahlreichen Unternehmen teils mühselige Handarbeit.

Rechnungen. die auf elektronische Art und Weise erfasst wurden, bieten an dieser Stelle gleich mehrere Vorteile. Bereits beim Scannen der Rechnung und Zuweisung an eine Kostenstelle kann der Freigabeprozess in der Software angestoßen werden. Verantwortliche werden per E-Mail benachrichtigt und auch erinnert, dass eine sachliche Prüfung oder Genehmigung erforderlich ist und können diese mit einem Klick in einer Web-Oberfläche vornehmen. Auch die finale Zahlungsfreigabe ist in diesem Prozess abgebildet. Der letzte Klick nach erfolgreicher Prüfung liegt sprichwörtlich bei den Entscheidern, denn auch der Zahlungsvorschlag kann in den Freigabeprozess eingebunden werden.

Transparenz: jederzeit auf dem Laufenden sein

Welchen Stand hat die Rechnungsbearbeitung? Die Antwort ist nicht selten: „in Freigabe“ oder „wohl schon im Zahlungsablauf“. Das ist nicht nur vage, sondern impliziert auch, dass niemand wirklich weiß, auf welchem Stand eine bestimmte Rechnung ist. Im automatisierten Rechnungseingang ist die Antwort auf diese Frage profan: einfach nachschauen. Jeder Prozessbeteiligte kann zu jederzeit den aktuellen Stand der Rechnung einsehen, den Freigabeverlauf nachvollziehen und den Zahlungsstatus erkennen – ein ungemein wichtiges Plus an Übersicht und Durchblick für Anwender und Verantwortliche.

Ein weiterer großer Pluspunkt für elektronische Rechnungseingangs- und -umlaufprozesse wird im Liquiditätsmanagement und der Budgetkontrolle deutlich: bereits nach dem Scan wird der Beleg anhand von Vorlagen vorkontiert. Die Rechnung ist also bereits in den aktuellsten Zahlen berücksichtigt, obwohl sie vielleicht noch nicht freigegeben ist. Alle Aussagen über Budgets und Liquidität einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens können also gleichsam in Echtzeit getroffen werden. Das Berichtwesen über Kosten und Liquidität ist zudem jederzeit vollständig und lässt keine Fragen offen. Wartezeiten auf gebuchte Posten oder Überraschungen werden auf ein Minimum reduziert.

Personalengpässe: weniger Fehler, mehr Tempo

Nicht selten gehen in einem Unternehmen mehrere Hundert Rechnungen im Monat ein. Mit den bereits oben erwähnten Prozessschritten kommen allein für die Bearbeitung im Eingang schnell mehrere Tage zusammen. In einem produzierenden Unternehmen würde man in solch einem Fall versuchen, den Prozess oder Teile des Prozesses zu automatisieren. Das funktioniert auch sehr gut mit dem Rechnungswesen. Dabei wird nicht nur die Bearbeitungszeit maßgeblich verkürzt, man minimiert auch das Aufkommen an Fehlern bei der Bearbeitung. Wie bei der Rechnungsfreigabe setzt die Automatisierung bereits beim Eingang bzw. beim Scan der Rechnung ein.

OCR und ZUGFERD sind bekannte Technologien bzw. Standards, die an dieser Stelle zum Einsatz kommen. Zahlen und Textbestandteile, etwa die Umsatzsteuer-ID eines Kreditoren, werden direkt erkannt und in der Software zugeordnet.

Was zuvor in mindestens vier manuellen Schritten umgesetzt wurde (Sichten, Zuordnen, Prüfen, Abgleichen), geschieht innerhalb weniger Momente im Hinterrund eines anderen Vorgangs, nämlich der digitalen Erfassung. Auf den Prozess hochgerechnet ergeben sich hier schnell Zeiteinsparungen von mehr als 50%. Der Zugewinn an Komfort ist hier noch nicht erfasst, denn der elektronische Rechnungsumlauf ist zu jeder Zeit für alle Beteiligten transparent.

Wissen, wo es liegt: vorschriftenkonform archivieren

Die Buchhaltung wird immer wieder als die „Abteilung mit den vielen Ordnern“ bezeichnet. Die bereits erwähnte Flut an Papierrechnungen muss schließlich irgendwo archiviert werden. Kommt es zu einer Revision, werden den Prüfern sprichwörtliche Wagenladungen von Ordnern aus dem Rechnungsarchiv vorgelegt. Was archaisch anklingt, ist in vielen Unternehmen gelebter Alltag. Mit dem Voranschreiten des papierlosen Büros geht man aber auch hier längst den digitalen Weg.

Dabei ist zu beachten: auch digitale Dokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Belege müssen gemäß den Bestimmungen des HGB, der AO oder der GoBD aufbewahrt werden. Auch hier greift ein automatisierter Prozess, der alle angefallenen Dokumente archiviert und den dazugehörigen Prozess protokolliert. Damit ist auch die Aufbewahrung digitaler Rechnungen revisionssicher. Hier ist bei der Auswahl des Anbieters größte Sorgfalt geboten: zertifizierte Rechenzentren und Cloud-Services sollten hier obligatorisch sein.

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Digitaler Rechnungseingang mit FTAPI

Der digitale Rechnungseingang ist schnell und unkompliziert installiert und funktioniert so einfach wie der E-Mail Versand mit FTAPI. Ein auf der Website des eigenen Unternehmens eingerichtetes digitales Formular für Rechnungen sorgt für einen strukturierten und sicheren digitalen Dateneingangskanal. Dabei können die einzelnen Eingabefelder nach individuellen Vorstellungen konfiguriert und alle relevanten Informationen der Lieferanten abgefragt werden.

Diese mit strukturierten Daten angereichten Dokumente können dann automatisch von nachgelagerten Systemen im Unternehmen automatisch weiterverarbeitet und gemäß den gesetzlichen Auflagen archiviert werden. So lassen sich nicht nur die internen Prozesse deutlich optimieren, die Umlaufzeiten reduzieren und die Kosten senken. Die raschere Abwicklung durch die digitale Rechnungseingangsverarbeitung hilft auch, Mahngebühren und Skontoverluste zu vermeiden.

Getrieben wird der fortschreitende Trend zu elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) auch durch gesetzliche Vorgaben. So schreibt die Europäische Richtlinie 204/55/EU die E-Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verbindlich vor. Demnach sind alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber in Deutschland auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Bei den Bundesverwaltungen in Österreich und der Schweiz ist das ebenfalls der Fall.

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