Wie veraltete Lösungen wie das Fax Datenschutz und Digitalisierung bremsen
Nachdem die Deutsche Rentenversicherung bereits auf das Fax verzichtet, hat nun auch die Deutsche Bundesbank angekündigt, ab 2025 nicht mehr per Fax erreichbar zu sein. Voraussichtlich ab Januar 2025 besteht in Österreich sogar ein Fax-Verbot, wenn es um das Versenden von Gesundheitsdaten geht. Bedeutet das nun das endgültige Aus für Faxgeräte in Unternehmen und Behörden?
Die Faxleitungen zu kappen ist mehr als eine symbolische Entscheidung. Es zeigt, dass selbst traditionsreiche Institutionen erkannt haben, dass das Fax als unsichere und veraltete Technologie in der modernen Unternehmenskommunikation keinen Platz mehr hat. Trotzdem halten noch viele Unternehmen, Einrichtungen und Behörden an einer Technologie fest, die nicht nur ineffizient ist, sondern auch die Digitalisierung und die Konkurrenzfähigkeit hemmt.
Die Folgen beim Einsatz veralteter Kommunikations-Lösungen
- Wettbewerbsnachteil:
Die Welt wird immer digitaler – und zwar schnell. Unternehmen, die noch auf alte Technologien setzen, hinken hinterher. Moderne Marktbegleiter, die digitale Lösungen wie automatisierten, verschlüsselten Datenaustausch, Cloud-Dienste und sichere Plattformen nutzen, arbeiten effizienter, flexibler und kostengünstiger. Das Fax kann da nicht mithalten und wird schnell zum Synonym für Rückständigkeit. - Kundenverlust:
Die Erwartungen von Kunden wachsen. Schnelligkeit, Effizienz und vor allem Sicherheit sind heute entscheidende Faktoren für die Wahl von Geschäftspartnern. Wenn ein Unternehmen weiterhin auf Faxgeräte setzt, vermittelt es den Eindruck, nicht auf der Höhe der Zeit zu sein – ein No-Go, besonders in sicherheitskritischen Branchen wie dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung oder der Finanzwelt. - Belastete Partnerschaften:
Auch Partner und Lieferanten haben kein Interesse, dass digitale Prozesse durch veraltete Technologien ausgebremst werden. Wer auf Fax setzt, zwingt Partner dazu, ihre eigenen digitalen Workflows zu unterbrechen, was nicht nur ineffizient ist, sondern auch schnell zur Fehlerquelle wird. Das wird auf Dauer niemand in Kauf nehmen.
Ist das Fax unsicher?
Damit wird schnell klar: Die Blütezeit des Faxgeräts ist vorbei und das Telefax ist nicht datenschutzkonform. Schaut man sich die Technologie im Detail an, werden die zentralen Schwachstellen des Fax recht schnell deutlich:
- Unzureichende Sicherheit
Die Übertragung von Faxdaten erfolgt unverschlüsselt – und fällt damit direkt durch, wenn es um Datenschutz und IT-Sicherheit geht. Jeder, der Zugriff auf das Telefonnetz hat, kann potenziell auf die übertragenen Daten zugreifen. Gerade bei sensiblen Informationen wie Verträgen, Patientendaten, Urkunden oder Finanzdokumenten ist das ein untragbares Risiko. Zudem ist der physische Zugang zu Faxgeräten oft nicht geschützt. Ein Fax kann von jedem eingesehen werden, der Zugang zum Gerät hat, und sensible Daten können verloren gehen oder missbraucht werden. Das Fax ist also unsicher.
- Nichteinhaltung von Regularien
Ein weiteres Problem: Das Fax erfüllt in der Regel nicht die Anforderungen an moderne Regularien wie die DSGVO, NIS-2 oder branchenspezifische Vorgaben. Fax und DSGVO passen damit einfach nicht zusammen. Vor allem bei der Nachweispflicht versagt das Fax auf ganzer Linie:Keine Nachvollziehbarkeit: Der Empfang eines Faxes kann nicht zweifelsfrei belegt werden.
Kein Verifizierungsmechanismus: Wer das Fax wirklich erhalten hat, bleibt unklar.
Kein Schutz vor Manipulation: Faxnachrichten können leicht verändert oder abgefangen werden
In Branchen, die auf Compliance angewiesen sind – etwa im Gesundheitswesen oder in der Finanzbranche – ist das ein großes Problem, das zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen kann. Denn sobald sensible, personenbezogene Daten enthalten sind, verstößt der unzureichende Schutz dieser Daten in einem Fax gegen die DSGVO.
- Fehlende Erreichbarkeit – auch im Notfall
Ein weiteres großes Manko ist die sinkende Erreichbarkeit. Immer mehr Unternehmen und Institutionen schalten ihre Faxgeräte ab. Für Unternehmen, die weiterhin auf Faxkommunikation setzen, wird es zunehmend schwieriger, ihre Geschäftspartner zuverlässig zu erreichen.Dieses Problem wird besonders in Krisensituationen deutlich: Moderne Kommunikationslösungen sind darauf ausgelegt, Ausfälle zu vermeiden und auch in Notfällen reibungslos zu funktionieren. Faxgeräte hingegen sind anfällig für technische Störungen, und es gibt keine Möglichkeit, automatisiert auf andere Kommunikationswege umzuleiten. Das kann in kritischen Momenten fatale Folgen haben.
Fax, Datensicherheit und Digitalisierung
Die Faxablöse ist ein Symbol dafür, dass der digitale Wandel längst überfällig ist. Erfolgreiche Unternehmen zeigen, wie es geht:
- Cloud-Lösungen ermöglichen schnellen und sicheren Datenaustausch.
- Automatisierte Workflows sparen Zeit und eliminieren Fehlerquellen.
- End-to-End-Verschlüsselung sorgt für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und erhöht das Vertrauen.
Deutschland hinkt bei der Digitalisierung vielerorts hinterher. Der Verzicht auf das Fax ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt in Richtung eines zukunftsfähigen Wirtschaftssystems.
Das Fax ist mehr als ein technisches Relikt – es ist ein Symbol für die Herausforderungen der Digitalisierung in Deutschland. Unternehmen, die sich nicht von alten Strukturen lösen, riskieren nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch ihre Beziehungen zu Kunden und Partnern.