Automatisierte Daten-Workflows im Finanzsektor

Das Thema Automatisierung ist weiter auf Erfolgskurs. Da verwundert es nicht, dass sich immer mehr Branchen fragen, ob sich die Automatisierung von Daten-Workflows auch in ihrem Bereich lohnt. Als Daten-Workflows werden dabei alle Arbeitsabläufe bezeichnet, in denen (digitale) Daten sowohl innerhalb von Organisationen als auch über deren Grenzen hinaus ausgetauscht, bereitgestellt, erhoben oder synchronisiert werden.

Ein Bereich, bei dem der Austausch von Daten besonderen Sicherheitsrichtlinien unterliegt, ist der Finanzsektor. Bei der digitalen Kundenkommunikation werden äußerst sensible Daten ausgetauscht. Genau diesem Grund zögern Finanzunternehmen oft noch beim Einsatz von automatisierten Daten-Workflows. Dabei ist der Austausch sensibler Daten ein Argument für und nicht gegen die Automatisierung von Prozessen im Finanzsektor. Denn eine Kombination aus strukturiertem Input Management und der automatischen Weiterverarbeitung repetitiver Prozesse kann die Sicherheit des Datentransfers sogar steigern. 

Regelkommunikation automatisieren

Unternehmen im Finanz- und Versicherungssektor verschicken täglich Dokumente an Kundinnen und Kunden. Diese sogenannte formale Kommunikation läuft aufgrund der Sensibilität der übermittelten Informationen häufig noch über den Postweg. Das ist weder besonders nachhaltig noch besonders bequem. Dokumente und Nachweise müssen ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden, bevor sie über den Postweg nach mehreren Tag im Briefkasten landen. Ausgepackt und gelesen finden die Dokumente dann häufig wieder einen Weg in die digitale Welt, wenn sie manuell gescannt und im entsprechenden System abgelegt wurden – denn einen physischen Ordner mit dem Label “Wichtige Dokumente” haben nur noch die wenigstens im Schrank stehen. 

Die Automatisierung dieser Daten-Workflows ermöglicht es, Dokumente und Informationen automatisiert zu verschicken und zu empfangen. Intelligente Workflows sind damit nicht nur in der Lage, Informationen automatisiert an das jeweilige Postfach zu schicken. Gleichzeitig werden durch entsprechende Konfigurationen Empfangs- und Download-Bestätigungen ausgestellt, die entsprechend revisionssicher archiviert werden. Finanzunternehmen erhalten damit eine automatisierte Bestätigung darüber, dass die Informationen versendet und sicher bei der Klientin oder dem Klienten angekommen ist. 

Automatische Prüfung von Anträgen

Neben dem täglichen Versand von Dokumenten empfangen Banken und Versicherungsunternehmen auch eine Vielzahl von Dokumenten und Nachweisen. Diese werden benötigt, um Anträge zu stellen, Konten zu eröffnen, Kredite zu beantragen oder Transaktionen durchzuführen. 

Werden die entsprechende Formulare digital bereitgestellt, können sie direkt genutzt werden, um das Input Management sicher und effizient zu gestalten. Intelligente und sichere digitale Formulare erkennen automatisch, wenn Informationen fehlen oder Angabe nicht vollständig eingetragen wurden. Antragstellende erhalten damit einen direkten Überblick darüber, welche Informationen fehlen, bevor sie die Formulare abschicken.

Im Finanzunternehmen selbst erhalten Sachbearbeitende auf diese Weise nur Anträge, die bereits auf Vollständigkeit überprüft wurden, was eine anschließende Nachbearbeitung erleichtert. Nach dem Dokumenteneingang werden die Informationen und Daten automatisch in das System übertragen und zur Weiterverarbeitung vorbereitet. Gleichzeitig erhält der Antragstellende eine automatisierte Bestätigung, dass die jeweiligen Informationen und Dokumente sicher eingereicht und vom zuständigen Mitarbeitenden heruntergeladen wurden. Die Transparenz der Prozesse führt zu einem Plus an Vertrauen, das besonders in der Kundenkommunikation bei Banken und Versicherungen eine extrem wichtige Rolle spielt. 

Immer auf dem aktuellsten Stand

Auch die Datensynchronisation zwischen Vertretern und den jeweiligen Versicherungsunternehmen kann durch eine Automatisierung der Daten-Workflows effizienter gestaltet werden. Nach einem abgeschlossenen Vertrag oder bei Änderungen in den Policen leiten Versicherungsvertreter oder Agenturen die Daten und notwendigen Unterlagen ihrer Kundinnen und Kunden zur Weiterverarbeitung an die Zentrale weiter. Neben dem zeitlichen Verzug, der dadurch entsteht, steigt auch das Risiko des Qualitätsverlustes durch Flüchtigkeitsfehler. Beispielsweise dann, wenn Daten manuell in Systeme übertragen werden und Informationen nicht korrekt übernommen werden. 

Eine automatisierte Übertragung zwischen Versicherungsvertreter und Zentrale reduziert die Fehlerquote auf ein Minimum. Da die Informationen nur einmal digital erfasst und dann automatisiert weitergeleitet werden, werden Flüchtigkeitsfehler vermieden und gleichzeitig die Bearbeitungszeit verkürzt. Damit trägt eine sichere Workflow Automation dazu bei, den Service und das Kundenerlebnis langfristig zu verbessern. 

Automatisierung im Finanzsektor kann also dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten und das Serviceniveau zu verbessern. Da es sich bei den verarbeiteten Daten um sensible und personenbezogene Daten handelt, muss sichergestellt sein, dass die Informationen auch während der Automatisierung zu jeder Zeit geschützt sind und nur verschlüsselt übertragen werden. Sonst bleiben die neuen Wege, die sich durch die Digitalisierung für Finanzdienstleister und Versicherungen öffnen, weiterhin verschlossen.

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